Você está em dia com os procedimentos operacionais padrão de gerenciamento de frota? – O que você precisa saber
Os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) da frota são a sua receita secreta para administrar uma frota segura, compatível e eficiente.
Os POPs da frota geralmente incluem diretrizes para manutenção de veículos, segurança do motorista, gerenciamento de combustível e muito mais. Embora estas orientações sejam essenciais para todas as partes interessadas, infelizmente, muitas empresas mantêm esta poderosa ferramenta trancada num armário, tornando-a quase inútil.
Os SOPs só são eficazes se as partes interessadas interagirem com eles diariamente, então junte-se a nós e descubra como controlar os SOPs da sua frota usando software de gerenciamento de frota.
Neste artigo, você irá:
- Aprenda sobre os procedimentos operacionais padrão (SOPs) de gerenciamento de frota.
- Descubra os principais benefícios dos POPs para frotas.
- Avalie se a sua frota está colhendo os benefícios dos seus POPs.
- Aprenda como criar e implementar procedimentos operacionais padrão para sua frota.
- Descubra 7 funcionalidades do software Cartrack Moçambique que ajudam as empresas a desenvolver POPs de frota eficazes.
O que são procedimentos operacionais padrão (SOPs) de gerenciamento de frota
Os aspectos mais desafiadores para os gestores de frota incluem o envolvimento e a segurança dos motoristas, o apoio da liderança e a conformidade regulamentar. Os procedimentos operacionais padrão (SOPs) de gerenciamento de frota são o guia perfeito para ajudar os gerentes de frota a lidar com desafios como esse e muito mais.
Os POPs da frota são importantes para a gestão de riscos e para garantir que todos na sua frota permaneçam responsáveis. Eles ajudam a garantir que qualquer pessoa que utilize sua frota conheça a forma correta de solicitar e operar seus veículos/equipamentos.
A maioria dos POPs para gestão de frota incluirá as seguintes diretrizes:
- Verificação de ativos de veículos
- Aquisição, substituição e alienação de veículos
- Aplicativos para uso em veículos
- Segurança de veículos e equipamentos
- Reparos e manutenção de veículos
- Segurança do motorista e conformidade regulatória
- Gerenciamento de combustível
- Gestão de custos
- Relatório de acidentes/incidentes
Os procedimentos de gestão de frota não são necessários apenas para a segurança do condutor e da frota; são uma forma estratégica de proteger o seu negócio. POPs eficazes demonstram o seu compromisso com a segurança e conformidade da frota, o que é uma garantia para todas as partes interessadas.
Os 5 principais benefícios dos POPs de gerenciamento de frota
Os SOPs de gestão de frotas abrangem a gestão adequada da sua frota e a obtenção do melhor retorno do investimento. Atualmente, você obtém os seguintes benefícios com os POPs da sua frota?
#1 Maior segurança da frota
Os SOPs ajudam empresas, gestores de frota e motoristas a priorizar a segurança em suas frotas. Com medidas que incentivam a formação em segurança dos motoristas, a manutenção dos veículos e a inspeção pré-viagem, os gestores de frota podem efetivamente melhorar a segurança geral da sua frota utilizando POPs.
#2 Aumentar a eficiência da frota
Ao definir POPs para utilização de veículos, gestão de combustível e monitorização de custos, os gestores de frota contribuem para aumentar a eficiência da frota. Estas medidas ajudam a prolongar a vida útil do seu veículo, reduzir custos e melhorar a eficiência de combustível. Seus POPs devem contribuir para que você obtenha o retorno do seu investimento e ativos.
#3: Melhorar a conformidade da frota
POPs desatualizados podem levar a problemas de conformidade e multas inesperadas. Os POPs garantem uma frota em conformidade, descrevendo os processos para manutenção de registros, atualização de informações e pagamento de multas regulatórias. Os POPs da frota devem ser atuais e atualizados para ajudá-lo a manter uma frota em conformidade – são os seus?
#4 Melhor comunicação entre gestores, motoristas e partes interessadas
Os POP fornecem diretrizes claras para todas as partes interessadas, permitindo que gestores e motoristas compreendam as suas funções e responsabilidades. Com os POPs de frota, definir medidas para aumentar a comunicação e a gestão remota ajuda as empresas a melhorar as suas operações globais.
#5 Redução de custos de frota
Ter POPs para sua frota ajuda a reduzir custos e aumentar a lucratividade. Com medidas sobre como reclamar o combustível, tabelas de horários e como calcular as horas de funcionamento dos veículos, as empresas evitam perdas financeiras e identificam perdas de lucros dispendiosas.
Se os POPs da sua frota não ajudarem você a obter um ou mais desses benefícios, então é hora de atualizá-los.
Aqui está um guia rápido para começar a atualizar seus SOPs.
Como criar e implementar POPs de gestão de frota
Este guia passo a passo descreve três partes importantes no processo de construção de POPs e, finalmente, de colocá-los em prática para sua frota. Se já tiver POPs para a sua frota, estes passos irão ajudá-lo a melhorá-los e a garantir que ainda são relevantes para a sua frota e para o seu negócio.
Comecemos pelo princípio: identifique os desafios da frota
Comece identificando os principais desafios de gestão de frota onde os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) podem ser benéficos. Por exemplo, a sua frota está passando por uma queda na lucratividade? Talvez seus motoristas faltem entregas com frequência ou os veículos de sua frota acabem na oficina. Identificar esses desafios pode ajudá-lo a avançar para uma solução viável.
A incorporação de procedimentos operacionais padrão em sua força de trabalho e no gerenciamento de tarefas levaria a uma melhor utilização de ativos e maior lucratividade.
Aqui estão 15 desafios relacionados à frota nos quais os POPs podem ajudar:
- Alto tempo de inatividade da frota
- Má comunicação entre gerentes e motoristas
- Veículos redundantes
- Identificação do motorista para veículos
- Identificação do operador para equipamento
- Violações e multas contra sua frota
- Faturamento excessivo para reparos, manutenção ou serviços
- Penalidades por não conformidade
- Mau comportamento e desempenho do motorista
- Falta de manutenção de veículos/equipamentos
- Aumento do desgaste do veículo
- Má administração
- Custos imediatos de combustível
- Suspeita de roubo de combustível
- Problemas de segurança
Infelizmente, uma abordagem única para todos os POPs não é ideal. A lista de desafios de gestão de frota é interminável, portanto, identificar os desafios específicos da sua frota é a única forma de desenvolver POPs eficazes. Não se preocupe, depois de começar a implementá-los, você começará a colher os frutos.
Próximo: Envolver as partes interessadas relevantes
Ao desenvolver os POPs da sua frota, inclua gestores de frota, motoristas, mecânicos, trabalhadores de serviço de campo e até mesmo alguém do seu departamento jurídico (se aplicável) no processo.
Ao tornar este processo um esforço de grupo, você pode garantir que todos estejam cientes dos POPs e entendam:
- O que os POPs pretendem alcançar
- A quem os POPs se aplicam e em que circunstâncias devem ser usados
- Quem é responsável por tarefas específicas
- Quem é responsável por saber se os POPs são implementados corretamente
- Os procedimentos específicos a serem seguidos
Tomemos como exemplo a segurança da frota; veja como envolver as partes interessadas no desenvolvimento de POPs pode ajudar.
Num inquérito recente sobre as prioridades actuais dos gestores de frota, apenas 50% dos gestores de frota inquiridos afirmaram acreditar que a sua empresa se esforça continuamente para melhorar a segurança dos seus funcionários. Na mesma pesquisa, porém, 22% disseram que sua empresa se concentra principalmente em soluções que melhoram os resultados financeiros/rentabilidade.
Esta pesquisa mostra a importância de priorizar liderança, negócios e stakeholders. As empresas precisam de mostrar que estão focadas em soluções para melhorar a rentabilidade, sem comprometer a segurança dos condutores.
Envolver todas as partes interessadas relevantes também mostra que o seu negócio valoriza igualmente a rentabilidade e a segurança.
No processo de desenvolvimento de POPs, procure envolver pelo menos:
- Gerentes de frota
- Motoristas
- Especialistas em saúde e segurança
- Treinadores
Essas partes interessadas são inestimáveis para o seu negócio e processo devido à sua experiência no setor e à compreensão dos desafios exclusivos da sua frota.
É hora de desenvolver e compartilhar: Compartilhe os POPs com todas as partes interessadas
Embora esta parte do desenvolvimento dos POPs possa exigir um pouco de esforço, existem muitos especialistas que aconselham sobre como redigir procedimentos para a sua frota, ajudando-o a simplificar o processo.
Nosso conselho é simples quando se trata de sua frota: você deve pelo menos ter ou atualizar regularmente os POPs para estas seis áreas de gerenciamento de frota:
- Gerenciamento de combustível
- Manutenção e reparos de veículos
- Gestão de custos de frota
- Conformidade da frota
- Uso e gerenciamento de veículos
- Treinamento e segurança de motoristas
- Relatar acidentes e responsabilidades
- Saúde e segurança
- Gerenciamento de motoristas
Certifique-se de que seus procedimentos sejam fáceis de entender e explicados a todas as partes interessadas. Você pode considerar oferecer treinamento sobre seus POPs a todas as pessoas relevantes. De acordo com J. J. Keller Center for Market Insights, mais de 52% dos gestores de frota pesquisados acreditam que é importante que seus motoristas apliquem o que aprenderam no treinamento e que o treinamento seja específico para suas necessidades específicas. Ao treinar os motoristas nos POPs de sua frota, você pode ter certeza de que seus motoristas se comprometem com seus POPs.
Depois de desenvolver os POPs da sua frota, lembre-se de torná-los fáceis e prontamente acessíveis a todos. Você também deve atualizá-los com frequência, então considere adquirir uma plataforma fácil de usar para acessar seus SOPs e atualizá-los de qualquer lugar.
Agora que lhe demos um guia para a construção de SOPs, precisará de saber como um software de gestão de frota como o Cartrack Moçambique pode ajudá-lo a desenvolver os procedimentos operacionais padrão da sua frota.
7 funcionalidades do software de frota Cartrack Moçambique para desenvolver a sua frota (SOPs)
O software de gestão de frotas da Cartrack Moçambique ajuda as empresas a desenvolver e estabelecer o envolvimento do gestor de frota e do motorista com os SOPs da frota.
Esses sete recursos auxiliam no gerenciamento completo da frota:
Recurso 1: GPS para rastreamento de frota
Nosso sistema de rastreamento GPS permite que os gerentes de frota rastreiem e fixem a localização ao vivo de sua frota a qualquer hora e em qualquer lugar, proporcionando o máximo em visibilidade e gerenciamento de frota. Essas informações ajudam os gerentes de frota a saber exatamente onde seus motoristas e sua frota estão localizados para monitorar o desempenho e a produtividade dos motoristas, comunicar instruções aos motoristas ou responder imediatamente em caso de emergência.
Recurso 2: Relatórios e registros digitais da frota
Utilizando o nosso rastreamento GPS e outras ferramentas inteligentes, os gestores de frota podem criar relatórios automatizados personalizados para obter dados sobre o desempenho do veículo, consumo de combustível e custos relacionados com a frota. MiFleet é nosso software avançado de gerenciamento de custos que simplifica a administração de custos de frota, ajudando você a obter uma visão geral de sua frota, identificar vazamentos financeiros e realizar uma análise de custos à prova de balas.
Nosso software baseado na web permite que as partes interessadas aprovadas acessem facilmente relatórios relacionados a veículos, motoristas e custos de qualquer lugar. Os relatórios de frota foram concebidos para ajudar os gestores de frota a tomar decisões baseadas em dados sobre a sua frota.
Característica 3: Manutenção preventiva
A solução baseada em telemática da Cartrack Moçambique também fornece informações valiosas sobre as condições do veículo. Os gerentes de frota recebem notificações sobre problemas do veículo, como falhas no motor e na bateria, como lembretes proativos para fazer a manutenção em seus veículos ou programar a manutenção. Com o benefício adicional de carregar faturas para manter registros precisos, os gerentes de frota têm tudo o que precisam em um só lugar para garantir o desempenho ideal da frota e reduzir o tempo de inatividade.
Recurso 4: Monitoramento de motorista
Nossas soluções de gerenciamento de frota e de trabalhadores incluem rastreamento por GPS, ferramentas de identificação de motoristas, relatórios de comportamento de motoristas e sistemas de câmeras de IA para monitorar a produtividade e o desempenho do motorista. Os gerentes de frota podem monitorar e rastrear diferentes comportamentos dos motoristas em tempo real, mantendo-se atualizados sobre comportamentos de direção irresponsáveis, como excesso de velocidade, marcha lenta e frenagens bruscas. Se está a lutar com problemas de segurança da frota, as soluções de monitorização de motoristas da Cartrack ajudam-no a identificar e resolver hábitos de condução improdutivos.
Ao integrar as soluções de câmaras SmartCabin da Cartrack Moçambique, os gestores de frota também podem obter gravações áudio e visuais ao vivo para ajudar a treinar os condutores sobre condução perigosa. As câmeras também são úteis para problemas de responsabilidade em caso de acidente. Nossas soluções de monitoramento de motoristas ajudam as empresas de frota a melhorar a produtividade e a segurança da frota.
Característica 5: Sistema de gerenciamento de combustível
Nosso abrangente sistema de gerenciamento de combustível está equipado com sensores de monitoramento de combustível, rastreamento de veículos e gerenciamento de custos de combustível, ajudando as empresas a rastrear e reduzir com precisão as ineficiências de combustível. Os gestores recebem notificações sobre suspeitas de roubo de combustível e podem personalizar relatórios de combustível para compreender não apenas riscos como roubo ou fraude, mas também o consumo geral da sua frota. Em última análise, os SOPs ajudam os gestores de frota a estabelecer procedimentos de validação de reclamações de combustíveis sólidos para ajudar a reprimir atividades fraudulentas e aumentar a flexibilidade do seu orçamento de combustível.
Características 6: Conformidade da frota (seguros, impostos, multas e pagamentos de pedágios)
O MiFleet da Cartrack Moçambique também ajuda os gestores de frota a garantir que a sua frota cumpre os regulamentos padrão e específicos da indústria. Os gerentes de frota podem fazer upload de informações e definir datas de vencimento e lembretes para seguros de veículos, certificados de impostos rodoviários e pagamentos com cartão de pedágio, ajudando a evitar penalidades e multas por atraso no pagamento.
Recurso 7: Site e aplicativo Cartrack Moçambique para comunicação instantânea
Com acesso online e uma aplicação fácil de utilizar, o nosso sistema de gestão de frotas suporta uma comunicação clara e ininterrupta entre gestores de frota e motoristas. Os gerentes de frota podem usar o aplicativo e o site para atribuir tarefas, verificar o andamento das tarefas e se comunicar com seus motoristas para otimizar a produtividade em setores como entrega, logística, cadeia de suprimentos e mineração.
Aperfeiçoe os seus SOPs e aumente os lucros da sua frota com Cartrack Moçambique
Os procedimentos operacionais padrão da sua frota são importantes e inestimáveis para o seu negócio. Eles protegem seus gerentes de frota, motoristas, frota e negócios em geral.
Nosso software de gerenciamento de frota ajuda você a garantir que todos os envolvidos se envolvam com os POPs para melhorar a produtividade, a segurança e a conformidade.
