Cansado de perder horas registrando manualmente todas as suas viagens de negócios em um livrinho, rabiscando notas e detalhes até o sol se pôr e o escritório se esvaziar?
Mude para a forma mais simples, rápida e eficiente de rastrear as viagens da sua empresa – diários de GPS – onde cada medidor pode ser registrado automaticamente com precisão.
Sua vida de registro de viagens está prestes a ficar muito mais fácil.
Neste artigo, você irá:
- Aprenda sobre a mecânica por trás dos diários de bordo GPS
- Compreender os benefícios dos diários de bordo GPS em relação aos métodos tradicionais
- Conhecer as funcionalidades e características dos diários de bordo GPS
- Explore um guia fácil para implementar diários de bordo GPS em seu negócio de frota
Introdução aos diários de bordo GPS
Preencher manualmente os diários de bordo pode ser uma verdadeira dor. É tedioso, demorado e sujeito a erros. Ter que anotar manualmente todos os detalhes dos movimentos do seu veículo já é bastante incômodo. É aí que os diários de bordo do GPS são úteis. Eles automatizam o processo, economizando tempo e garantindo precisão no rastreamento da quilometragem do seu veículo.
Os diários de bordo GPS combinam a tecnologia GPS com gravação detalhada. Eles informam automaticamente para onde seu veículo vai, a que velocidade ele está indo e outros detalhes para ajudar a controlar a quilometragem com precisão, onde você pode marcar áreas como zonas de negócios ou de viagens pessoais. Ao contrário dos diários de bordo clássicos que precisam ser escritos, os diários de bordo do GPS fazem isso automaticamente, fornecendo sempre informações precisas.
Eles tornam o rastreamento fácil e exato, mostrando a rota percorrida, distância, tempo e paradas. Não há necessidade de anotar tudo, então os erros são menores e o rastreamento funciona melhor.
Seja gerenciando veículos, monitorando cargas ou apenas registrando viagens, os diários de bordo do GPS tornam os dados da viagem mais confiáveis e precisos.
O que é a tecnologia GPS e como ela é usada
Antes de nos aprofundarmos nos diários de bordo e em como eles são usados, vamos rapidamente entender a tecnologia GPS.
GPS significa Sistema de Posicionamento Global, é uma ferramenta de navegação baseada em satélite que nos ajuda a localizar exatamente onde estamos na Terra. A tecnologia com a qual confiamos para navegar de um lugar para outro, seja através do Waze ou do Google Maps em nossos carros ou telefones, é conhecida como GPS.
Como?
Com satélites orbitando ao redor da Terra. Esses satélites enviam sinais para dispositivos GPS no solo. Os dispositivos calculam quanto tempo leva para cada sinal de diferentes satélites chegar até eles. Usando esses dados, seu dispositivo GPS pode descobrir exatamente onde você está.
O GPS não serve apenas para obter direções. É popularmente usado para rastrear praticamente tudo que se move, desde cargas até veículos e até mesmo vida selvagem. Essa tecnologia se posicionou como parte integrante de diversos tipos de indústrias e até funcionalidades, sendo uma delas os diários de bordo.
Todas as engrenagens e parafusos por trás de um diário de bordo GPS
A mecânica por trás de um diário de bordo GPS é bastante simples. Funciona aproveitando a tecnologia GPS para rastrear e registrar o movimento do seu veículo.
Para que o diário de bordo registre o movimento do veículo, ele usa rastreamento GPS. O diário de bordo GPS está equipado com um receptor GPS que se comunica com os satélites através de sinais. Esses satélites transmitem continuamente sinais contendo informações precisas de tempo e sua localização.
Enquanto você dirige, seu diário de bordo registra silenciosamente todas essas informações: onde você esteve, a que velocidade estava indo e até mesmo quando fez paradas ao longo do caminho. Você também pode rotular viagens como comerciais ou pessoais.
Então, quando você quiser verificar suas viagens em um diário de bordo GPS, basta acessar os relatórios do seu diário de bordo e você verá tudo em detalhes, desde suas rotas até sua quilometragem. Essas informações podem ser baixadas ou acessadas por meio de aplicativos de software.
É basicamente como ter uma versão digital do seu diário manual de viagens de negócios que faz tudo por você.
Todos os veículos são compatíveis com dispositivos de registro GPS?
Se a sua frota é vasta, com diferentes tipos de veículos e você está preocupado se a tecnologia GPS funcionará em todos os seus veículos, não entre em pânico, ela funcionará. O tipo de veículo não importa quando se trata de diários de bordo GPS.
Esses dispositivos foram projetados para serem compatíveis com todos os tipos de veículos, seja você dirigindo um carro, um caminhão, uma van ou até mesmo uma motocicleta. Contanto que seu veículo tenha uma fonte de energia, como uma bateria ou uma conexão ao sistema elétrico do veículo para o diário de bordo do GPS, você estará pronto.
A porta OBD-II do seu veículo pode melhorar a precisão do diário de bordo do GPS
A maioria dos veículos modernos vem equipada com uma porta On-Board Diagnostics II (OBD-II), que é uma porta de diagnóstico padronizada encontrada em carros e caminhões fabricados após 1996. Esta porta permite que dispositivos externos, como dispositivos de registro GPS, se conectem diretamente a sistema de computador de bordo do veículo.
Usando a porta OBD-II, os dispositivos de registro GPS podem acessar informações valiosas sobre o desempenho do veículo, incluindo velocidade, rotação do motor e consumo de combustível. Essas informações podem então ser usadas para rastrear com precisão os movimentos do veículo e muito mais.
Com uma porta OBD-II disponível, você pode simplesmente conectar um dispositivo de registro GPS compatível e começar a rastrear suas viagens com facilidade. É uma maneira conveniente e descomplicada de monitorar o uso e até mesmo as despesas do seu veículo.
E antes que você pergunte, sim, você ainda pode usar um diário de bordo GPS sem uma porta OBDII.
Embora muitos dispositivos de diário de bordo GPS sejam projetados para se conectar à porta OBD-II para coleta de dados do veículo, alguns dispositivos de diário de bordo GPS não exigem isso. Eles contam com sinais de satélite GPS e acelerômetros integrados para registrar a localização do veículo e calcular a distância percorrida, que é então usada para gerar um diário de bordo eletrônico.
Mas lembre-se de que os diários de bordo somente GPS podem não ser tão precisos quanto aqueles que usam dados OBDII. Porque um sinal GPS pode ser afetado pelo clima, terreno e edifícios altos.
Diários de bordo tradicionais versus o revolucionário diário de bordo GPS
Embora os diários de bordo tradicionais tenham servido ao seu propósito durante décadas, eles apresentam limitações inerentes:
Propenso a erros humanos: as entradas manuscritas podem ser imprecisas ou incompletas, levando a discrepâncias e possíveis dores de cabeça fiscais.
Demorado e trabalhoso: registrar viagens manualmente, calcular distâncias e agrupar dados é um processo tedioso e ineficiente.
Suscetíveis a perdas ou danos: Os diários de bordo físicos podem ser perdidos, danificados ou até mesmo roubados, comprometendo registros comerciais valiosos.
Insights limitados: Os diários de bordo tradicionais oferecem dados básicos, sem a profundidade e a análise necessárias para otimizar o desempenho da frota.
Armazenamento inconveniente: os logs físicos requerem muito espaço de armazenamento para serem colocados. E mesmo que você os mantenha limpos e arrumados, eles ficam mais vulneráveis a danos ou perdas, levando à perda de informações no futuro.
O novo e brilhante diário de bordo do GPS, por outro lado, pode melhorar a carga de trabalho do gestor de frota moderno.
Em seu arsenal eles têm:
- Rastreamento em tempo real: mostra a localização exata de todos os seus veículos em tempo real.
- Captura automática de dados: seu diário de bordo do GPS registra informações como duração da viagem, distância percorrida e paradas que você fez ao longo do caminho
- Relatórios de diário de bordo facilmente acessíveis: O sistema cria relatórios de fácil leitura resumindo suas viagens. Esses relatórios fornecem uma imagem clara de como seu veículo foi usado, incluindo históricos de viagens, resumos de quilometragem e muito mais.
Mas as diferenças, ou melhor, os benefícios, não param por aí:
Além do rastreamento GPS básico, os diários de bordo GPS podem ser usados com soluções de gerenciamento de frota como o Cartrack Moçambique para oferecer aos gerentes de frota um curso mais fácil para monitorar cada um de seus veículos:
- Gestão de combustível: monitorar o consumo de combustível, identificar áreas para melhoria e redução dos custos de combustível.
- Alertas de condução prejudiciais: identifique e resolva práticas de condução inseguras para promover uma frota mais segura.
- Rastreamento em tempo real: monitore a atividade de sua frota em tempo real, obtenha informações valiosas e responda prontamente às situações.
A partir desta breve explicação, eu diria que os diários de bordo do GPS seriam preferidos pelos gestores. Não é apenas uma atualização, é uma transformação para empresas que buscam eficiência, conformidade e economia de custos.
Mas seja qual para sua escolha, lembre-se de que ambos servem ao propósito de rastrear o quilometragem e o uso do veículo.
Como os diários de bordo do GPS são usados?
Mesmo que este diário de bordo tenha recursos automáticos para realizar o trabalho, ele ainda precisa da sua ajuda para dar o pontapé inicial, simplesmente possuir um não é suficiente. Para realmente colher os benefícios, você precisa saber como usar seus recursos de maneira eficaz.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu diário de bordo GPS:
- Use a automação com sabedoria:
– Ative a gravação automática de viagem: certifique-se de que seu dispositivo inicie e pare as gravações de viagem automaticamente para rastrear com precisão todo o quilometragem.
– Sincronize com o hodômetro do seu veículo: se possível, sincronize seu dispositivo com o hodômetro do seu carro para um rastreamento de quilometragem ainda mais preciso.
– Considerar recursos de importação de despesas: se disponíveis, importar despesas diretamente de seus extratos bancários ou cartões de combustível para simplificar o gerenciamento de despesas.
- Melhorar a coleta de dados:
– Classifique as viagens corretamente: rotule as viagens como comerciais, pessoais ou outras para facilitar relatórios de despesas e deduções fiscais.
– Inclua detalhes relevantes: adicione notas sobre o propósito de cada viagem, passageiros ou despesas com pedágio para melhor controle e manutenção de registros de despesas.
– Acompanhe despesas adicionais: se necessário, use o diário de bordo para monitorar outros custos relacionados ao veículo, como taxas de estacionamento, reparos ou manutenção.
- Use ferramentas de relatórios:
– Crie relatórios personalizados: use os recursos de relatórios para gerar relatórios adaptados às suas necessidades, como resumos mensais ou detalhamentos de despesas.
– Exporte dados para análise: exporte dados em diferentes formatos para analisá-los ainda mais em planilhas ou software de contabilidade para obter insights mais profundos.
– Compartilhe relatórios digitalmente: compartilhe relatórios eletronicamente com seu contador, empregador ou outras partes para uma colaboração eficiente.
Seu guia passo a passo para implementar diários de GPS em sua empresa
O uso de tecnologias como diários de bordo GPS pode melhorar muito o desempenho da sua frota, agilizar as operações e aumentar a lucratividade.
Para começar, você deseja determinar a melhor solução para suas necessidades de negócios. Pesquise e compare diferentes fornecedores de diários de bordo GPS, considerando fatores como requisitos de rastreamento de quilometragem, necessidades de relatórios e recursos desejados, como otimização de rotas e rastreamento de combustível.
Em seguida, planeje e comunique-se de forma eficaz com sua equipe. Certifique-se de que todos entendam os objetivos da implementação de diários de bordo GPS e os benefícios que eles oferecem. Forneça instruções claras e comunicação transparente sobre medidas de privacidade de dados durante as sessões de treinamento.
Depois de selecionar uma solução, prossiga com a instalação seguindo as instruções do fabricante para instalar dispositivos GPS em seus veículos. Crie contas individuais para motoristas na plataforma da sua frota e defina as configurações de acordo com suas preferências.
Após a instalação, aproveite ao máximo os dados recolhidos, analisando regularmente relatórios sobre quilometragem, consumo de combustível, comportamento do condutor e eficiência do percurso. Utilize estas informações para otimizar rotas, reduzir o tempo ocioso, promover uma condução responsável e identificar oportunidades de redução de custos.
Por último, incentive o feedback dos seus motoristas sobre a usabilidade e eficácia do sistema. Mantenha seu software e dispositivos de registro GPS atualizados para garantir desempenho e segurança ideais.
Recurso de diário de bordo compatível com SARS do Cartrack
A Cartrack Moçambique integra perfeitamente a tecnologia de diário de bordo GPS nos seus serviços, garantindo a conformidade com os regulamentos da SARS, ao mesmo tempo que oferece uma gama de funcionalidades de fácil utilização.
O diário de bordo compatível com SARS da Cartrack Moçambique simplifica o rastreamento de quilometragem para indivíduos e empresas. Ao aproveitar a tecnologia GPS, a Cartrack automatiza o processo de registo e categorização de viagens, garantindo precisão e eficiência.
Com o diário de bordo GPS do Cartrack Moçambique, os utilizadores podem:
Visualize todas as suas viagens: Acesse um registro abrangente de todas as viagens realizadas, incluindo detalhes como data, hora, distância percorrida e rota percorrida.
Mantenha um histórico de viagem detalhado: mantenha um histórico completo de viagens com a opção de adicionar notas e anotações para cada viagem.
Categorize viagens: classifique facilmente as viagens como comerciais ou pessoais, simplificando os relatórios de despesas e as deduções fiscais.
Monitore a distância percorrida: monitore a distância total percorrida em um período selecionado, fornecendo informações valiosas sobre o uso do veículo.
Exporte dados em formato pronto para SARS: gere relatórios em um formato compatível com os requisitos da SARS, simplificando os processos de declaração e relatório de impostos. Pronto para converter informações de viagem em solicitações de viagens de negócios em conformidade com impostos? Prepare-se para um gerenciamento simples de viagens com nossos diários de bordo GPS. Tudo o que você precisa fazer é se tornar um cliente Cartrack Moçambique, baixar o aplicativo móvel Cartrack e seguir as instruções fáceis deixadas em nosso vídeo do diário de bordo do GPS para começar. Clique no link abaixo e assista ao vídeo:
Desde o caos do registo manual de viagens até ao controlo totalmente automatizado: Obtenha a aplicação avançada de registo de viagens do Cartrack Moçambique
Como gestor de frota, você já tem responsabilidades suficientes para lidar, vamos facilitar uma delas sem os diários de bordo do GPS. Esse recurso automático, sem papel e com dados precisos pode economizar tempo para que você se concentre mais em suas outras obrigações com a frota.
Contacte hoje a Cartrack Moçambique para conhecer as nossas soluções de gestão de frotas.
