Software de gerenciamento de força de trabalho: 8 maneiras exclusivas de otimizar sua frota

Uma força de trabalho otimizada é como o coração de uma empresa.

São necessários dados e tecnologia sofisticados para garantir que os níveis de pessoal atendam às demandas dos clientes, cumpram os prazos das tarefas e permaneçam dentro do orçamento.

Os gerentes de frota precisam de soluções de força de trabalho para ajudá-los a gerenciar seus motoristas e atividades a qualquer hora do dia.

Vamos nos aprofundar em como o software de gerenciamento de força de trabalho pode ajudá-lo a otimizar sua força de trabalho e aproveitar ao máximo sua frota.

Neste artigo, você irá:

• Aprenda a definição de gestão de força de trabalho e otimização de frota e por que isso é importante para os lucros do seu negócio
• Descubra as cinco funções principais do software de gerenciamento de força de trabalho
• Identifique os desafios comuns no gerenciamento da força de trabalho para que você possa corrigi-los
• Encontre os oito principais benefícios das soluções de gerenciamento de força de trabalho para sua empresa
• Saiba como melhorar a gestão da força de trabalho da sua frota, utilizando a plataforma de software Cartrack Moçambique

O que é gerenciamento de força de trabalho?

Isto envolve otimizar e monitorar o recurso mais importante da sua organização: as pessoas.

Para alcançar uma gestão bem-sucedida da força de trabalho, os empregadores devem esforçar-se por alocar estrategicamente o seu pessoal e recursos, monitorizar a frequência do pessoal e cumprir as leis e regulamentos do local de trabalho que mudam. Isto otimizará a produtividade da sua força de trabalho e reduzirá vários riscos, como pagar aos funcionários menos do que deveriam receber devido à má gestão.

Além disso, as empresas podem melhorar o serviço ao cliente e o volume de negócios global, porque não estão a contratar desnecessariamente, mas sim a optimizar os processos de retenção dos seus actuais funcionários, poupando-lhes dinheiro extra em custos de recrutamento. Isso também economizará tempo gasto com administração, para que possam liberar tempo para se concentrar em melhores maneiras de atender às necessidades de seus clientes e expandir seus negócios.

Além disso, a gestão da força de trabalho contém processos bem integrados, especialmente se uma organização tiver vários departamentos com muitos funcionários, o que pode tornar mais difícil e complexo a gestão desses funcionários. Eles precisam estar sincronizados e se comunicar bem para realizar o trabalho.

É aqui que entra em jogo uma boa solução de software de gerenciamento de trabalho, mas como podemos aplicá-la a uma empresa?

Qual é um exemplo de software eficaz de gerenciamento de força de trabalho?

Na indústria de gestão de frotas, uma solução de software que oferece relatórios de registo de trabalho e etiquetas de identificação de condutor, como as do Cartrack Moçambique, pode ajudar um gestor de frota a melhorar a sua força de trabalho e a gerir facilmente os seus condutores na estrada.

A tecnologia torna obrigatório que os motoristas toquem no sensor do veículo ou máquina para iniciar ou parar de operá-lo. Essa tag exclusiva pode, por sua vez, indicar o horário real de trabalho. Esses tempos são então transmitidos à plataforma de frota, onde um gestor de frota pode gerar um relatório com todos os dados de atividade do veículo e até receber alertas informando quando os motoristas entram ou saem. Isto dá-lhes visibilidade total da presença dos motoristas e da atividade da frota, o que os ajuda a pagar os salários com mais precisão e melhora a responsabilização dos funcionários.

Outra razão pela qual os gestores de frota adoram as etiquetas de identificação do condutor é o controlo que elas lhes proporcionam. Eles podem atribuir aos motoristas determinadas etiquetas que funcionam apenas para determinados veículos. Isto ajuda-os a evitar qualquer utilização não autorizada de veículos ou equipamentos, ajudando-os a proteger e a gerir a sua frota. Também economiza muito tempo. Todos esses dados e atividades são registrados para que os gerentes não precisem fazer isso manualmente, o que os libera para se concentrarem em tarefas mais urgentes.

‍Por que o gerenciamento da força de trabalho é importante?

Se você escolher uma solução de software para força de trabalho, ela poderá beneficiar sua empresa de muitas maneiras. Aqui estão apenas alguns exemplos importantes de por que isso é importante e como pode tornar suas operações mais produtivas, econômicas e amigáveis ​​à conformidade.

• Violações de conformidade reduzidas: O fácil rastreamento da presença dos funcionários garante que as empresas estejam em dia com sua folha de pagamento e cumprindo as leis trabalhistas estaduais.
  
• Menos incidentes de segurança no local de trabalho: Mais alertas de violação de segurança garantirão que você gerencie os incidentes de saúde e segurança ambiental de forma mais eficaz.
  
• Sem escassez de pessoal: Os processos para o pessoal existente permitem-lhes ser mais produtivos, reduzindo a necessidade dispendiosa de contratar novos funcionários.
  
• Gestão de custos: com uma força de trabalho mais otimizada, as empresas podem reter melhor o seu pessoal e não incorrerão em custos adicionais na contratação de novos funcionários, ajudando-as a reduzir custos de recrutamento desnecessários.
  
• Processos e força de trabalho eficientes: Os funcionários serão naturalmente mais produtivos à medida que as tarefas empresariais são organizadas e alocadas de forma mais estratégica.

A maioria das empresas precisa de uma solução rápida e fácil que inclua esses exemplos básicos, e é por isso que o software de gerenciamento de força de trabalho é uma ótima opção, independentemente do setor em que você atua.

Aqui estão os oito principais benefícios das soluções de gerenciamento de força de trabalho

Agora que você conhece algumas armadilhas comuns no gerenciamento da força de trabalho, veja como uma solução de software pode ajudar a enfrentar esses desafios.

1. Controle os custos de pessoal
   
   A tecnologia de software permitirá que os empregadores saibam exatamente quanto trabalho é necessário para concluir todas as suas tarefas. Isso lhes dará uma melhor visão geral das tarefas para atender às demandas de negócios e os ajudará a identificar facilmente onde a equipe tem mais ou menos recursos, para que eles aloquem a equipe de acordo. Se houver excesso de pessoal e horas extras excessivas estiverem sendo utilizadas, as empresas podem incorrer em grandes custos desnecessários nos casos em que o pessoal e as horas extras são excessivos, portanto, apenas ser capaz de identificar e corrigir isso pode economizar dinheiro para a empresa.
   
2. ‍Folha de pagamento eficaz
   
   Existe uma maneira de você ter um sistema de folha de pagamento mais confiável, com o software certo, que analisará automaticamente as horas trabalhadas, coletará horas extras e calculará quanto os funcionários precisam ser remunerados. Isto eliminará a entrada repetitiva de dados e cálculos manuais, minimizando, por sua vez, erros humanos e ineficiências na folha de pagamento.
   
3. Compare facilmente com os concorrentes
   
   O software ajuda as empresas a criar benchmarks em relação a outros concorrentes em um setor ou tamanho semelhante, especialmente quando se trata de dados de frequência e níveis de produtividade de seus funcionários. Se sua força de trabalho não estiver à altura dos concorrentes, uma empresa terá as ferramentas para agir. Isto é importante porque, caso contrário, os concorrentes poderão prestar um serviço melhor e dominar o mercado sendo mais eficientes.
   
4. Meça a produtividade da sua força de trabalho
   
   Uma plataforma de software ajudará você a criar indicadores-chave de desempenho e cronogramas de tarefas para sua equipe. Você também pode analisar o andamento das tarefas, por meio de relatórios da plataforma. Isso o ajudará a ver se eles estão sendo produtivos. Você também pode analisar se os cronogramas são eficazes e ver se são necessárias mudanças para que sua força de trabalho atinja os objetivos de negócios.
   
5. Crie horários mais inteligentes
   
   Com dados em tempo real, os empregadores podem ver facilmente quais turnos precisam ser preenchidos, para que possam preenchê-los imediatamente antes que enfrentem uma escassez de pessoal. Eles também podem criar cronogramas por local, departamento ou cargo para melhorar o agendamento na empresa.
   
6. Minimize os riscos de conformidade
   
   Gerencie facilmente saldos de licenças e benefícios de funcionários que cumpram as leis estaduais, usando um sistema de software que possui fluxos de trabalho automatizados que rastreiam esses dados. Um sistema também pode ter registros e documentação on-line integrados para conformidade. Isso é útil se houver uma auditoria por parte de uma agência governamental ou se houver uma possível violação de conformidade, pois sua empresa terá os dados para mitigar a situação e evitar colocar em risco a reputação da empresa.
   
7. Capacite seus funcionários
   
   Use software de força de trabalho para melhorar a comunicação com seus funcionários, para que possam se sentir mais informados e ajudá-los a alcançar facilmente os padrões de seu negócio. Isso fará com que eles se sintam mais capacitados e motivados no trabalho. Você também pode capacitar ainda mais seus funcionários, criando cronogramas justos que os ajudem também a cumprir suas obrigações pessoais, ao mesmo tempo em que atendem às demandas do negócio. Por exemplo, eles podem ter uma palavra a dizer sobre seus horários com recursos de autoatendimento para atualizar a disponibilidade, trocar turnos, solicitar folga e escolher turnos extras.
   
8. Menos erros e menos administração
   
   Automatize o atendimento de seus funcionários para minimizar erros humanos. Um sistema pode calcular com precisão quantas horas um funcionário trabalhou e enviar isso automaticamente para a folha de pagamento. Isso cria menos administração para o RH porque eles não precisarão ligar manualmente para os funcionários sobre as horas trabalhadas ou se houver alguma alteração no sistema.

Se você é um gestor de frota, otimizar sua força de trabalho é importante para melhorar a logística, os padrões de comportamento dos motoristas e os custos finais de sua frota. Forneceremos mais informações sobre o software de gerenciamento de força de trabalho que pode ajudá-lo a gerenciar melhor sua força de trabalho para que você possa melhorar os processos em sua frota.

Cinco funções principais do software de gerenciamento de força de trabalho

De acordo com Garner Inc, essas são cinco funções principais encontradas em uma solução típica de gerenciamento de força de trabalho. Da próxima vez que você estiver procurando uma solução para otimizar sua força de trabalho, marque estas cinco caixas cruciais.

1. Agendamento de mão de obra: um sistema de software deve fornecer informações para ver quantos funcionários são necessários para um determinado trabalho em um determinado momento. Você será então capaz de dividir estrategicamente o trabalho de sua força de trabalho e garantir que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente, que as demandas dos clientes sejam atendidas e que todos os conjuntos de habilidades sejam usados ​​da melhor forma.‍
   
2. Coleta de dados: você precisará de dados e informações detalhadas de uma plataforma para poder criar relatórios, comparar processos orientados por dados e tomar decisões para avaliar se sua força de trabalho está trabalhando para você ou se há áreas que estão faltando.
   
3. Gerenciamento de licenças e ausências: um sistema automatizado de gerenciamento de licenças facilita o rastreamento, a aprovação ou a negação de solicitações de licença de funcionários para que você cumpra os regulamentos de licença.
   
4. Gerenciamento de tarefas e atividades: Maximize a produtividade dos membros de sua equipe, fornecendo-lhes as ferramentas de software necessárias para o desempenho de suas funções, o que inclui agendamento de gerenciamento de tarefas, permitindo que os funcionários sejam atribuídos às atividades certas para que estejam atualizados sobre as tarefas da empresa.
   
5. Presença e folha de pagamento: um sistema ajudará você a garantir que os dados de presença sejam capturados com facilidade e precisão e que os funcionários sejam pagos pelas horas que trabalham, garantindo que haja menos erros na folha de pagamento

Poderíamos fornecer-lhe rapidamente todas as soluções para o ajudar a gerir melhor a sua força de trabalho, mas será muito mais benéfico se compreender primeiro os desafios

Quais são os desafios da gestão da força de trabalho?

Se você responder “sim, esse é o meu desafio” a qualquer uma dessas perguntas, é uma boa indicação de que você precisa de uma plataforma de software que possa ajudar em uma ou mais das seguintes maneiras.

Presença e monitoramento do tempo dos funcionários

Se seus funcionários tiverem que registrar manualmente suas horas ao entrar no trabalho, isso poderá causar mais erros ao monitorar as horas trabalhadas, criar documentação desnecessária e levar mais tempo para a administração processar suas horas de trabalho. Este desafio pode ser facilmente resolvido com uma solução de software de rastreamento de presença.

‍Agendamento e escalação

Você pode exigir que seus funcionários trabalhem em turnos diferentes programados para diferentes partes do dia e pode precisar de mais funcionários dependendo das demandas do projeto durante determinados períodos. A escalação em papel para isso levaria muito tempo e criaria ineficiências, e é por isso que a automação do trabalho ajudará os gerentes a enfrentar o desafio da escalação de funcionários.

Gerenciando o absenteísmo

As ausências não planejadas podem testar um negócio devido aos custos extras para cobrir as ausências e às perdas incorridas durante a substituição do funcionário ausente. Será um desafio para uma empresa se não conseguir gerir as ausências, especialmente com uma grande força de trabalho, onde necessitarão de substituições imediatas para preencher funções importantes, como num ambiente de vendas pressurizado.

Autoatendimento para funcionários

As soluções de autoatendimento para funcionários permitem que os funcionários visualizem suas escalas, troquem de turno, solicitem ausência ou férias anuais e visualizem suas informações. Infelizmente, não será possível atender às solicitações de todos ao mesmo tempo e muitas vezes é necessário atender a essas solicitações para garantir que a empresa ainda funcione plenamente. Se essas informações não forem armazenadas digitalmente, elas podem ser perdidas, o que pode causar problemas de conformidade trabalhista e criar uma potencial crise administrativa.

Por que a otimização e o gerenciamento da força de trabalho devem ser uma prioridade

Otimização de frota significa aproveitar ao máximo sua frota, reduzindo custos, maximizando a produtividade e garantindo as melhores práticas para suas operações. Trata-se também de aproveitar ao máximo seus veículos ou ativos por menos.

Basicamente, uma frota melhor gerenciada e otimizada significa mais produtividade, entregas, clientes satisfeitos, receita e lucro. E isso significa menos custos, quilometragem, utilização de combustível, emissões libertadas e condutores e veículos necessários – o sonho de qualquer gestor de frota.

Como melhorar a sua força de trabalho e frota com o software Cartrack Moçambique

Veja como uma plataforma de software telemática da Cartrack Moçambique pode ajudá-lo a transformar a sua frota de boa em excelente.

• Crie horários de motorista e comunique-se de forma eficaz com seus motoristas
  
  Agende motoristas para trabalhos ou entregas facilmente. Use o Cartrack Moçambique Delivery para visualizar o status dos motoristas e atribuir trabalhos em tempo real aos motoristas disponíveis mais próximos. Os motoristas também podem aceitar ou rejeitar tarefas e revisar seus horários com antecedência. Isso permite que eles se comuniquem com os gerentes por meio do aplicativo móvel e os notifiquem sobre o andamento das entregas, apenas tocando nos botões de status do aplicativo. Os gerentes também podem visualizar o status dos motoristas para atribuir facilmente tarefas aos motoristas disponíveis mais próximos e usar a ferramenta mágica de otimização para garantir que as rotas mais rápidas e seguras sejam tomadas para tempos de entrega mais rápidos. ‍
  
• Aprimore o treinamento de motoristas com insights de dados
  
  Você pode receber relatórios detalhados e automatizados do comportamento do motorista para cada motorista na plataforma Cartrack Moçambique. Esses relatórios podem mostrar onde seus motoristas estão acelerando, freando bruscamente, em marcha lenta excessiva e fazendo curvas rápidas. Você pode então usar esses insights para ajudar a aumentar sua força de trabalho, mostrando aos motoristas onde eles precisam melhorar, tornando-os mais responsáveis ​​e criando uma cultura de direção mais segura e eficiente em sua empresa.
  
• Mantenha toda a sua força de trabalho conectada
  
  Conecte perfeitamente seus motoristas na estrada com sua equipe no escritório, mantendo todos atualizados com as atividades mais recentes da frota. Quando seus motoristas recebem tarefas, eles podem mantê-lo atualizado automaticamente sobre o progresso em tempo real, permitindo que a equipe do escritório veja o status e o progresso de cada trabalho. Se um veículo avariar ou atrasar, os gestores de frota podem visualizar e utilizar imediatamente as informações do software de localização GPS da Cartrack Moçambique para ajudar os seus condutores.
  
• Folha de pagamento de frota precisa e fácil
  
  Forneça a cada um dos seus motoristas etiquetas de identificação que exijam que eles toquem no sensor do veículo ou equipamento para iniciar e parar de usá-lo. Os gerentes de frota receberão relatórios de registro automatizados, indicando as horas exatas gastas em um trabalho. Você pode usar esses relatórios para ajudar a pagar com precisão os salários dos funcionários – eliminando erros na folha de pagamento e quaisquer disputas salariais.
  
• Aumente a segurança e a produtividade do motorista
  
  Use tecnologia de câmera com tecnologia de IA e transmissão ao vivo para rastrear o comportamento do motorista. Essas câmeras são projetadas para alertar os motoristas de forma audível em tempo real quando detectam formas de gestos perigosos ao dirigir, como fadiga, fumo, uso de telefone celular e muito mais, permitindo que seus motoristas retifiquem rapidamente seu comportamento e evitem uma possível colisão. Esta tecnologia torna os motoristas mais conscientes e responsáveis ​​pelas suas ações, o que, por sua vez, os torna mais produtivos e profissionais durante o serviço.

Conduza a sua força de trabalho para o sucesso ideal com Cartrack Moçambique

Quando se trata de encontrar a melhor ferramenta de gestão de força de trabalho para a sua frota, a Cartrack Moçambique está muito à frente do jogo. Com mais de 15 anos de experiência no fornecimento de software telemático líder do setor a empresas de todos os tamanhos, deixe a Cartrack Moçambique levar a força de trabalho da sua frota da média para a ideal.

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